n8n + Google Workspace 全攻略：Gmail、Sheets、Drive、Calendar 一次串好

Google Workspace 大概是台灣辦公室用最多的工具組合了。Gmail 收信、Sheets 做表、Drive 存檔、Calendar 排行程 — 這篇教你怎麼用 n8n 把它們全部串起來自動化。

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前置作業：Google OAuth 設定

不管你要串 Gmail、Sheets、Drive 還是 Calendar，第一步都是設定 Google OAuth 憑證。這是讓 n8n 有權限存取你的 Google 帳號的關鍵步驟。

完整設定步驟我們寫在 Google OAuth 設定教學 裡，包含 Google Cloud Console 的 OAuth 同意畫面和憑證設定。這邊只列重點：

1. 到 Google Cloud Console 建立專案
2. 啟用需要的 API（Gmail API、Google Sheets API、Google Drive API、Google Calendar API）
3. 設定 OAuth 同意畫面
4. 建立 OAuth 2.0 憑證（Client ID 和 Client Secret）
5. 在 n8n 的 Credentials 頁面貼上 Client ID 和 Client Secret
6. 授權連接

一組憑證可以同時用在 Gmail、Sheets、Drive、Calendar 節點上，不用每個設一次。

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Gmail 自動化：3 個範例

n8n 的 Gmail 節點可以收信、寄信、搜尋信件、管理標籤。

範例 1：新信件自動轉發 + 標籤分類

場景： 客服信箱收到信，自動根據關鍵字分類，貼標籤，重要的轉發給主管。

[Gmail Trigger（新信件）]
    │
    ▼
[IF 節點] → 信件主旨包含「退貨」？
    │
    ├── 是 → [Gmail 加標籤「退貨」] → [Gmail 轉發給主管]
    └── 否 → [IF 節點] → 包含「合作」？
        ├── 是 → [Gmail 加標籤「合作洽詢」]
        └── 否 → [Gmail 加標籤「一般」]

Gmail Trigger 設定：

• Event：Message Received
• Label：可以指定只監聽特定標籤的信件
• Poll Times：每 5 分鐘檢查一次

範例 2：自動回覆常見問題

場景： 收到包含特定關鍵字的信，自動回覆預設內容。

[Gmail Trigger]
    │
    ▼
[IF 節點] → 主旨包含「營業時間」？
    │
    ├── 是 → [Gmail 回覆]
    │         主旨：Re: {{ $json.subject }}
    │         內容：您好，我們的營業時間是...
    └── 否 → [不處理]

範例 3：每日信件摘要報告

場景： 每天下午 5 點，自動彙整今天收到的所有信件，產生摘要寄給自己。

[Cron Trigger（每天 17:00）]
    │
    ▼
[Gmail 搜尋] → 搜尋今天的信件（after: today）
    │
    ▼
[Aggregate 節點] → 彙整信件清單
    │
    ▼
[Gmail 寄信] → 寄摘要給自己

Gmail 搜尋節點設定：

• Operation：Get Many
• Query：after:{{ $now.format('YYYY/MM/DD') }}
• Limit：50

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Google Sheets 自動化：3 個範例

Google Sheets 是 n8n 裡面用最多的節點之一。讀資料、寫資料、更新資料，什麼都行。

範例 1：表單回覆自動寫入 + 通知

場景： 網站的聯絡表單送出後，資料自動寫入 Google Sheets，同時寄通知信。

[Webhook（接收表單資料）]
    │
    ▼
[Google Sheets 寫入] → Append Row
    │
    ▼
[Gmail 寄通知信] → 寄給業務團隊

這是 n8n 的經典入門工作流，如果你還沒做過，先看 第一個自動化工作流教學。

範例 2：定時抓取外部資料更新報表

場景： 每天早上自動從 API 抓匯率 / 股價 / 天氣資料，寫入 Google Sheets。

[Cron Trigger（每天 08:00）]
    │
    ▼
[HTTP Request] → 呼叫匯率 API
    │
    ▼
[處理資料] → 取出需要的欄位
    │
    ▼
[Google Sheets 寫入] → Append Row

範例 3：Google Sheets 當作簡易資料庫

場景： 把 Google Sheets 當作工作流的資料來源，定時讀取「待處理」的資料來跑。

[Cron Trigger（每小時）]
    │
    ▼
[Google Sheets 讀取] → 篩選 status = "待處理"
    │
    ▼
[處理邏輯] → 做你要做的事
    │
    ▼
[Google Sheets 更新] → 把 status 改成「已處理」

Google Sheets 讀取設定：

• Operation：Get Many
• Sheet：你的工作表名稱
• Filters：status = 待處理

Sheets 節點常用操作

操作	用途	範例
Append Row	新增一列	新訂單寫入
Get Many	讀取多列	抓待處理資料
Update Row	更新某一列	改狀態為已處理
Delete Row	刪除某一列	清除過期資料
Lookup	搜尋特定值	用訂單編號找資料

Expression 語法 在操作 Sheets 資料時很常用到。

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Google Drive 自動化：3 個範例

Google Drive 節點可以上傳檔案、下載檔案、搜尋檔案、建立資料夾。

範例 1：Email 附件自動存到 Drive

場景： 收到有附件的信，自動把附件存到指定的 Google Drive 資料夾。

[Gmail Trigger（有附件的新信件）]
    │
    ▼
[取出附件]
    │
    ▼
[Google Drive Upload] → 存到指定資料夾
    │
    ▼
[Gmail 加標籤「已備份」]

範例 2：每月自動備份 Google Sheets

場景： 每月 1 號，自動複製一份 Google Sheets 到備份資料夾，檔名加上日期。

[Cron Trigger（每月 1 號 02:00）]
    │
    ▼
[Google Drive Copy File]
    │  來源：你的工作表 ID
    │  目標資料夾：備份/2026-04/
    │  新檔名：訂單紀錄_2026-03_備份
    │
    ▼
[Slack/LINE 通知] → 「本月備份已完成」

範例 3：自動清理過期檔案

場景： 定期掃描指定資料夾，刪除超過 90 天的檔案。

[Cron Trigger（每週日 03:00）]
    │
    ▼
[Google Drive 搜尋] → 列出指定資料夾的檔案
    │
    ▼
[IF 節點] → 建立日期 > 90 天？
    │
    ├── 是 → [Google Drive 刪除檔案]
    └── 否 → [不處理]

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Google Calendar 自動化：3 個範例

Google Calendar 節點可以建立事件、更新事件、查詢事件。

範例 1：新客戶自動建立歡迎會議

場景： 新客戶簽約後，自動在 Calendar 建立歡迎會議，邀請業務和客戶。

[Webhook（CRM 新客戶通知）]
    │
    ▼
[Google Calendar 建立事件]
    │  標題：「歡迎會議 — {{ $json.customer_name }}」
    │  時間：下一個工作日 14:00
    │  受邀者：業務 + 客戶 Email
    │
    ▼
[Gmail 寄信] → 通知業務有新會議

範例 2：每日行程摘要

場景： 每天早上 8 點，自動讀取今天的行程，用 LINE 推送摘要。

[Cron Trigger（每天 08:00）]
    │
    ▼
[Google Calendar 查詢] → 今天的事件
    │
    ▼
[Aggregate 節點] → 彙整事件清單
    │
    ▼
[LINE Notify] → 「今天有 3 個會議：09:00 ...」

範例 3：會議前自動提醒

場景： 會議開始前 30 分鐘，自動發 Slack/LINE 提醒，附上會議連結和相關文件。

[Cron Trigger（每 15 分鐘）]
    │
    ▼
[Google Calendar 查詢] → 未來 30-45 分鐘的事件
    │
    ▼
[IF 節點] → 有事件？
    │
    ├── 是 → [Slack/LINE 通知] → 附會議連結
    └── 否 → [不處理]

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組合技：完整辦公自動化工作流

把上面的服務組合起來，做一個完整的辦公自動化流程。

場景：新客戶入帳全自動

[Webhook（新客戶表單提交）]
    │
    ▼
[Google Sheets 寫入] → 客戶資料表新增一列
    │
    ▼
[Google Drive 建立資料夾] → 「客戶名稱/」
    │
    ▼
[Google Drive 複製範本] → 把合約範本複製到客戶資料夾
    │
    ▼
[Google Calendar 建立事件] → 歡迎會議
    │
    ▼
[Gmail 寄歡迎信] → 附合約連結 + 會議連結
    │
    ▼
[LINE Notify] → 通知業務團隊

一個新客戶進來，從記錄、建檔、排會議、寄信到通知團隊，全部自動完成。手動做要 15-20 分鐘，自動化只要幾秒鐘。

組合技要注意的事

1. 錯誤處理：中間任何一步掛了都要有通知。參考 錯誤處理與重試機制
2. OAuth Token 續約：Google OAuth Token 有效期限，過期會導致整個流程掛掉。參考 Google OAuth 設定教學
3. API 配額：Google API 有每日使用限制，正常使用不太會超過，但大量操作時要注意

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Google Workspace 節點速查表

服務	n8n 節點名稱	常用操作
Gmail	Gmail / Gmail Trigger	寄信、讀信、搜尋、加標籤
Google Sheets	Google Sheets	讀取、寫入、更新、刪除
Google Drive	Google Drive	上傳、下載、複製、搜尋
Google Calendar	Google Calendar	建立事件、查詢、更新
Google Contacts	Google Contacts	建立聯絡人、搜尋
Google Forms	—	用 Google Sheets Trigger 替代

Google Forms 沒有專屬節點，但表單回覆會自動寫入 Google Sheets，用 Sheets Trigger 就能監聽。

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常見問題

Q：需要 Google Workspace 付費版嗎？

不用。個人的免費 Google 帳號就可以用 n8n 串接 Gmail、Sheets、Drive、Calendar。Google Workspace 付費版只是多了企業管理功能。

Q：OAuth 授權會過期嗎？

會。Google OAuth Token 通常有效 7 天，但 n8n 會自動用 Refresh Token 續約。只要你一開始設定正確（教學），基本上不用管它。

Q：Google API 有使用限制嗎？

有。例如 Gmail API 每天最多寄 500 封信（免費帳號），Google Sheets API 每分鐘最多 300 次請求。正常自動化使用不太會碰到這些限制。

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所有模板下載

模板	功能
gmail-auto-label.json	Gmail 自動分類標籤
gmail-daily-digest.json	每日信件摘要
sheets-form-to-notify.json	表單 → Sheets → 通知
drive-email-backup.json	Email 附件自動備份
calendar-daily-summary.json	每日行程 LINE 推送
full-onboarding.json	新客戶入帳全自動流程

免費下載全部模板 >> n8nstart.cc/templates

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延伸閱讀

• n8n Google OAuth 設定完全攻略
• n8n 第一個自動化工作流
• n8n Expression 語法速查表
• n8n 錯誤處理與重試機制

外部參考：

• n8n Google Sheets 整合頁面
• Google Cloud Console
• n8n Google 憑證設定文件